Telefoni VoIP: la mia azienda deve dotarsi di un hardphone o di un softphone?

Molte aziende stanno valutando la possibilità di passare dalle linee telefoniche standard alla telefonia Voice over IP (VoIP). Se la vostra è una di queste aziende, dovete porvi una serie di domande importanti.

Queste domande includono:

- Un sistema VoIP è abbastanza affidabile?
- E i miei telefoni?
- È compatibile con i miei numeri a tariffa maggiorata o a pagamento?

In questo articolo vi spiegheremo tutto quello che c'è da sapere su cos'è il VoIP, sui tipi di telefoni che possono essere utilizzati con il VoIP e su come utilizzare il VoIP con i numeri telefonici esistenti. Una volta letto l'articolo, dovreste essere in grado di decidere con cognizione di causa se il VoIP è adatto o meno alla vostra azienda.

Che cos'è in realtà il VoIP?

Cominciamo con il termine VoIP in sé. Che cos'è in realtà, come funziona e quali sono i pro e i contro dell'utilizzo del VoIP?

Per decenni, le chiamate telefoniche sono state instradate come segnale analogico sulla tradizionale rete di fili di rame, nota come rete telefonica pubblica commutata o PSTN.

Il VoIP, invece, utilizza la tecnologia di rete per inviare le telefonate come informazioni digitali al destinatario. Anche se il VoIP può utilizzare diversi tipi di tecnologie di rete, per la maggior parte delle aziende questo significa semplicemente utilizzare per le telefonate la stessa connessione Internet che già utilizzano per la posta elettronica, la navigazione e l'online banking.

Il VoIP converte un segnale analogico (la voce) in un segnale digitale, che viene poi trasmesso come piccoli pacchetti di dati sulla rete. All'estremità del ricevitore, questi pacchetti vengono assemblati e riconvertiti in un segnale analogico in modo da poter essere ascoltati. Quando il ricevitore risponde, lo stesso processo viene ripetuto nella direzione opposta.

Nonostante questo avanti e indietro di trasmissioni di dati, la comunicazione via VoIP è fluida come quella della vecchia telefonia analogica, ma con una grande differenza: la qualità del suono è molto migliore con il VoIP. Potete chiamare una persona dall'altra parte del mondo e vi sembrerà che sia lì con voi, nella stessa stanza.

Se utilizzate la vostra attuale connessione Internet per la telefonia VoIP, verificate che la larghezza di banda disponibile sia sufficiente. La maggior parte delle moderne connessioni a banda larga dovrebbe supportare il VoIP, rendendo l'investimento in questo sistema relativamente basso.
Il VoIP non è compatibile con un telefono standard

Poiché il VoIP invia i dati attraverso una connessione di rete, è necessario disporre di telefoni speciali che si connettano alla rete.

Esistono due categorie di telefoni VoIP: i cosiddetti hardphone e i softphone.

La differenza tra questi due elementi è come quella tra hardware e software per i computer: uno è un dispositivo fisico, l'altro viene eseguito sul computer o sul telefono cellulare.

Ognuno di questi ha i propri vantaggi e svantaggi.
Telefoni rigidi: vantaggi e svantaggi

Gli hardphone sono telefoni fisici, ovvero dispositivi che possono essere posizionati sulla scrivania. In realtà, gli hardphone hanno un aspetto molto simile a quello dei normali telefoni, anche se "sotto il cofano" gestiscono un sistema VoIP che si collega a Internet invece che alla vecchia linea telefonica.

I vantaggi di un telefono fisso sono la familiarità; tutti i comandi e le modalità di funzionamento sono gli stessi di un telefono standard. Una differenza importante rispetto ai softphone è che è possibile effettuare o ricevere chiamate in qualsiasi momento, anche quando il computer è spento.

I telefoni fissi presentano due importanti svantaggi rispetto ai softphone.

Il primo è che il software che gestisce la parte digitale e di rete non è facile da aggiornare, ad esempio per aumentare la sicurezza o aggiungere nuove funzionalità.

Il secondo svantaggio rispetto ai softphone è che un hardphone è più costoso da acquistare.

Softphone: vantaggi e svantaggi

Un softphone è fondamentalmente un software che fa le stesse cose di un telefono fisso, ma che viene eseguito sul computer. Invece di un telefono fisico sulla scrivania, un softphone è un'icona sul computer o un'applicazione sul telefono.

I softphone sono più comuni di quanto si possa pensare e probabilmente ne avete usato uno senza saperlo. Esempi molto noti di softphone sono Skype, Viber, Google Talk e Bria.

Uno dei maggiori vantaggi di un softphone è che il software viene aggiornato facilmente o addirittura automaticamente, offrendo sempre gli ultimi aggiornamenti di sicurezza e funzionalità.

Un altro svantaggio è la mancanza di un'interfaccia fisica. Per alcune persone, parlare in un microfono di una cuffia non è come tenere un apparecchio telefonico all'orecchio. Anche se sul mercato sono apparsi diversi telefoni USB, questi sembrano più giocattoli che dispositivi di comunicazione seri.

Il VoIP funziona con il mio numero verde o nazionale?

La risposta breve è: sì. Il vostro numero di telefono esistente, sia esso un numero locale, nazionale o gratuito, può essere configurato per funzionare con il VoIP. I numeri nazionali e verdi sono numeri virtuali che inoltrano le chiamate in entrata a qualsiasi numero telefonico esistente o anche in modo completamente digitale direttamente al vostro account VoIP.

Anche la scelta del telefono - hardphone, softphone o una combinazione - non ha alcun impatto sull'utilizzo del numero verde o del telefono nazionale esistente.

Come funziona?

I chiamanti digitano il vostro numero di telefono, dopodiché si collegano al nostro sistema di risposta vocale interattiva (IVR). A seconda di come avete configurato il vostro numero di servizio, i chiamanti vengono messi in contatto con uno dei vostri dipendenti.

Il sistema IVR collega i chiamanti a qualsiasi tipo di telefono, indipendentemente dalla tecnologia o dalla rete utilizzata.

Il grande vantaggio è che non è necessario investire in nuove apparecchiature.

Un numero virtuale fornito dalCampanile è a prova di futuro e offre una scalabilità illimitata.
Domande frequenti

Di seguito abbiamo elencato alcune domande frequenti per aiutarvi a rispondere ai dubbi che potreste ancora avere sul VoIP o su quale tipo di telefono VoIP sia la scelta migliore per la vostra organizzazione.
Posso utilizzare telefoni fissi e softphone in un'unica configurazione?

Sì, è possibile. A seconda della struttura aziendale o delle preferenze dei singoli dipendenti, è possibile utilizzare sia i softphone che gli hardphone, in quanto entrambi sono compatibili con qualsiasiCampanile numero di telefono.

Quando configurate il vostro numero verde o nazionale sul nostro IVR, potete specificare quali chiamate in entrata devono essere deviate verso quali telefoni.
Posso combinare il VoIP con telefoni normali o cellulari?

Non è un problema. Alcune organizzazioni utilizzano i telefoni cellulari per gestire l'"overflow" quando i loro telefoni VoIP sono tutti occupati. Le linee telefoniche fisse o i telefoni cellulari sono anche un buon back-up in caso di interruzioni di corrente o di guasti alla rete.
Devo acquistare una nuova centrale telefonica?

No, non è necessario. Quando si opta per i telefoni fissi, li si collega direttamente al router di rete.

Sia i softphone che gli hardphone sono configurati attraverso un'interfaccia di rete. La distribuzione equa delle chiamate in entrata è gestita daCampanile IVR. In questo sistema è possibile aggiungere funzioni chiave come la receptionist virtuale, che garantisce una distribuzione equa delle chiamate tra i dipendenti disponibili.

E i sistemi VoIP self-hosted?

L'utilizzo di un sistema self-hosted o on-premise significa che un'azienda investe - e possiede - il proprio hardware Private Branch eXchange (PBX). Un sistema self-hosted è in realtà il sistema telefonico interno di un'azienda.

Le aziende scelgono questa strada perché si aspettano di avere un maggiore controllo sulle prestazioni del proprio sistema di scambio. Tuttavia, ciò richiede un investimento significativo, non solo in termini di hardware e manutenzione. Queste aziende spesso scoprono di aver bisogno di personale altamente qualificato per far funzionare e mantenere l'hardware del PBX.

IlCampanile offre un sistema IVR in hosting, che vi dà il controllo completo sulla configurazione del vostro numero telefonico. Ciò significa anche che non dovrete preoccuparvi di grandi investimenti e della manutenzione delle apparecchiature, avendo così più tempo e risorse per concentrarvi sulle questioni importanti per la vostra organizzazione.
Non possiamo semplicemente usare i nostri cellulari?

È certamente possibile. Soprattutto se si combina questa soluzione con una soluzione softphone, in cui ogni dipendente utilizza il proprio smartphone e installa un'applicazione softphone che distribuisce le chiamate a livello centrale. In questo caso, i dipendenti effettuano e ricevono chiamate attraverso l'applicazione softphone.

In alternativa, alcune grandi aziende o organizzazioni registrano un blocco di numeri e assegnano un numero di telefono separato (o un interno) a ciascun cellulare. Le chiamate in entrata vengono quindi inoltrate ai telefoni cellulari dei dipendenti. Questa è una buona soluzione quando i dipendenti devono solo ricevere chiamate.

Quali funzioni posso utilizzare con la mia soluzione VoIP?

Ciò dipende dall'IVR o dal PBX in uso.

Se avete registrato il vostro numero verde o locale presso (o l'avete trasferito a) l'ufficio di assistenza telefonica.Campanile, otterrete l'accesso completo alla nostra suite di funzioni aggiuntive che il nostro cloud-IVR offre. Ecco alcuni degli extra gratuiti inclusi in ogni pacchetto:

- Filtro chiamate
- Accodamento delle chiamate
- Registrazione delle chiamate
- Inoltro diretto
- Fax2mail
- Gestione dei numeri di chiamata
- Applicazioni mobili
- Organizzatore di SMS
- Statistiche
- Rapporti statistici via e-mail
- Instradamento VIP
- Receptionist virtuale
- Voice2email
- Sussurro

Come posso trasferire il mio numero di telefono aCampanile?

Se si possiede già un numero di servizio, è possibile trasferirlo facilmente aCampanile contattando il nostro servizio clienti.

Se non avete ancora un numero verde o a tariffa maggiorata, date un'occhiata ai numeri verdi o nazionali che abbiamo a disposizione.

Per i numeri locali di qualsiasi paese, contattare il nostro servizio clienti.

Si noti che i numeri vengono assegnati in base all'ordine di arrivo.
Domande?

Se dopo aver letto questo articolo avete ancora domande sul VoIP, sull'uso di softphone o hardphone, o sui numeri verdi, nazionali e locali, non esitate a contattarci.