4 modi per rendere più amichevole il menu del telefono

Una delle funzionalità più apprezzate diCampanile L'IVR è la receptionist virtuale o menu telefonico. In qualità di chiamanti, tutti ci siamo imbattuti in receptionist virtuali, ma cosa serve per creare un menu davvero amichevole e apprezzato dai chiamanti? In questo articolo vi mostreremo 4 modi per creare un menu telefonico a misura di cliente.

Che si tratti di un servizio pubblico o della propria banca, non si possono ignorare i centralinisti virtuali che aiutano la chiamata a raggiungere il reparto giusto. Alcuni di questi menu telefonici possono piacere più di altri. La profondità con cui i chiamanti devono addentrarsi nel menu e la rapidità con cui viene risolto il loro problema contribuiscono a determinare l'esperienza dell'addetto alla reception virtuale e, indirettamente, l'impressione generale che il cliente avrà della vostra organizzazione.

In breve, un menu telefonico amichevole ed efficiente è di fondamentale importanza per qualsiasi azienda che voglia crescere seriamente.

Quando è il momento di configurare il proprio centralinista virtuale, ci sono alcuni aspetti da tenere in considerazione. Avendo aiutato migliaia di organizzazioni a configurare i loro receptionist virtuali, riteniamo che possiate trarre vantaggio dai seguenti 4 consigli.

Mantenete il menu del telefono il più possibile "piatto" per evitare che i chiamanti perdano la pazienza e si ritirino. È meglio impostare un unico livello di menu con 5 opzioni invece di due livelli con 2 o 3 opzioni ciascuno.
Utilizzate annunci brevi che aiutino i chiamanti a mettersi in contatto con la persona o il reparto giusto nel più breve tempo possibile. È meglio dire "premere 1 per le vendite" piuttosto che il lungo e tortuoso "premere 1 per parlare con il nostro reparto vendite". Il chiamante capirà perfettamente le istruzioni e sarà grato del fatto che apprezziate (invece di fargli perdere) il suo tempo.
Saltate il messaggio di benvenuto. Vi ricordate quando le homepage dei siti web avevano l'aspetto di messaggi di benvenuto? Proprio come nel mondo online, i servizi telefonici hanno superato quella fase. Infatti, se le persone devono chiamarvi più volte al giorno, un lungo messaggio di benvenuto può diventare piuttosto fastidioso. Mantenete un messaggio breve e diretto. Inoltre, assicuratevi che l'IVR metta in comunicazione i chiamanti non appena premono un tasto, anche se prima che siano state riprodotte tutte le opzioni del menu. In questo modo i chiamanti possono raggiungere più rapidamente il reparto desiderato se conoscono bene il vostro menu telefonico.
Assumete un doppiatore professionista. Per un canale di comunicazione importante come il vostro servizio telefonico, è fondamentale accogliere e guidare i chiamanti in modo piacevole ed efficiente. Come per molte altre cose nel mondo degli affari, lasciate che siano i professionisti a occuparsene. Un doppiatore sa come tradurre il tono di voce desiderato in una registrazione con la giusta intonazione, velocità ed enfasi.

ConCampanile IVR, avete il controllo completo del vostro numero gratuito o a tariffa premium. Ma non dovete fare tutto da soli. I nostri specialisti saranno lieti di assistervi nella configurazione del vostro centralino virtuale. Chiamateci o inviateci un'e-mail per un aiuto immediato.